Bí quyết để quản lý sai sót hiệu quả và nhân văn hơn trong chăn nuôi heo

Trong công việc hằng ngày ở trại heo, chuyện xảy ra sai sót là điều khó tránh: có khi ai đó quên một bước trong quy trình, làm sai thao tác hoặc không thực hiện đúng hướng dẫn. Phản ứng đầu tiên thường thấy là tìm ra “người làm sai” rồi xử phạt. Tuy nhiên, nếu mục tiêu của chúng ta là cải thiện an toàn lao động và môi trường làm việc, thì điều quan trọng là phải hiểu rõ bản chất của vấn đề: Đó là một sai sót vô tình hay một hành vi cố ý vi phạm? Trả lời được câu hỏi này sẽ giúp chúng ta xử lý đúng cách.

Những sai sót không nên bị trừng phạt

Sai sót (error) là những hành động không cố ý. Không ai chủ đích làm sai cả. Sai sót thường xuất phát từ mệt mỏi, làm việc quá tải, thiếu đào tạo, hoặc chưa đủ kỹ năng để thực hiện một nhiệm vụ nhất định.

Theo James Reason (1997), sai sót được chia làm ba loại:

• Sai thao tác: Làm nhầm do thói quen, ví dụ như bấm nhầm nút.
• Sai do quên: Mất tập trung, quên một bước trong quy trình.
• Sai do nhận định: Quyết định sai dù có ý tốt, do thiếu thông tin hoặc thiếu hướng dẫn.

Việc phạt lỗi trong những trường hợp như vậy không chỉ bất công, mà còn khiến người lao động ngại báo cáo sai sót trong tương lai. Thay vì trách phạt, chúng ta nên đặt câu hỏi: Điều kiện nào đã khiến sai sót xảy ra? Hướng dẫn có đủ rõ ràng không? Quy trình có phù hợp với thực tế không?”

Ví dụ thực tế trên trang trại: Một công nhân tiêm nhầm thuốc cho heo nái vì đọc sai số tai. Người quản lý đã khiển trách và phạt anh ta. Kể từ đó, người công nhân này sẽ có xu hướng che giấu sai sót để tránh bị xử phạt thêm, và điều này về lâu dài có thể ảnh hưởng đến sức khỏe và năng suất đàn heo.

Khi sai sót được xử lý một cách có hệ thống, chúng ta sẽ không còn tập trung vào việc trừng phạt những biểu hiện bên ngoài, mà tập trung vào việc tìm hiểu và khắc phục nguyên nhân gốc rễ.

Vi phạm cũng là một dấu hiệu cần chú ý

Vi phạm là khi một người cố ý làm trái quy định. Thoạt nhìn, hành vi này có vẻ đáng bị xử phạt. Tuy nhiên, nếu cho rằng hành vi đó chỉ là lỗi cá nhân thì sẽ rất sai lầm. Theo các nghiên cứu về yếu tố con người (ICAO, 2023).

Phần lớn các trường hợp vi phạm không xuất phát từ ý định xấu, mà do điều kiện làm việc đã vô tình tạo điều kiện, khuyến khích, thậm chí “thưởng” cho hành vi đó (Dekker, 2012). Nói cách khác, vấn đề nằm ở hệ thống, chứ không chỉ ở con người.

Có bốn dạng vi phạm thường gặp:

1. Vi phạm mang tính thường lệ: Những hành vi sai quy định nhưng dần trở thành “thói quen hằng ngày” mà hầu như ai cũng làm, thậm chí người quản lý cũng biết nhưng bỏ qua. Ví dụ: Ở một trang trại chỉ có hai phòng tắm, công nhân có thể bỏ qua bước tắm khử trùng mỗi lần ra vào khu sản xuất để tiết kiệm thời gian.
2. Vi phạm do mâu thuẫn mục tiêu:
   Xảy ra khi người lao động phải đối mặt với hai yêu cầu trái ngược nhau, ví dụ giữa “tuân thủ quy trình” và “hoàn thành chỉ tiêu năng suất”. Ví dụ: Công nhân được hướng dẫn chỉ cai sữa những heo con khỏe mạnh, nhưng lại được thưởng theo số lượng heo cai sữa, nên họ có thể cho cả heo yếu hoặc bệnh sang khu cai sữa để đạt chỉ tiêu.
3. Vi phạm vì lợi ích tổ chức: Công nhân vi phạm quy định nhằm mang lại lợi ích cho công ty. Ví dụ: Nhân viên quyết định xuất bán heo giết mổ dù biết rằng nhóm heo này chưa đủ thời gian ngừng thuốc theo quy định.
4. Vi phạm vì lợi ích cá nhân: Vi phạm nhằm tiết kiệm công sức hoặc thời gian cho bản thân. Ví dụ: Công nhân bỏ qua bước cân tất cả heo con khi đẻ, vì cùng lúc phải chăm sóc nhiều ổ đẻ khác.

Ba dạng vi phạm đầu tiên thực chất phản ánh vấn đề của hệ thống, chứ không phải lỗi cá nhân. Nếu một hành vi vi phạm xảy ra thường xuyên, điều cần làm không phải là phạt người làm, mà là phân tích nguyên nhân: Những điều kiện nào đang khiến hành vi đó tiếp diễn?

Chúng ta thường bỏ qua những vi phạm nhỏ hằng ngày... cho đến khi có sự cố xảy ra

Một sai lầm phổ biến trong nhiều trang trại là chỉ xử phạt hậu quả, chứ không xử lý hành vi. Ví dụ, nhiều công nhân có thể bỏ qua việc thay ủng khi di chuyển giữa các khu vực mà không bị nhắc nhở hay xử lý gì, và việc này dần trở thành chuyện “bình thường”.

Nhưng đến khi xảy ra lây nhiễm chéo, và một người bị phát hiện không tuân thủ quy định, người đó lại bị phạt nặng – như thể chỉ mình họ làm sai. Thực tế, hành vi không thay đổi, chỉ là hậu quả lần này nghiêm trọng hơn mà thôi.

Cách xử lý như vậy khiến người “xui xẻo” bị trừng phạt, còn văn hóa vi phạm thường ngày thì vẫn tồn tại. Nếu muốn phòng ngừa, chúng ta không nên chỉ hành động khi hậu quả nghiêm trọng xảy ra, mà cần quan sát thói quen hằng ngày.

Có những quy định nào chỉ được tuân thủ “khi có khách đến kiểm tra”? Những quy trình nào chỉ nằm trên giấy mà không được thực hiện? Và những thói quen nào chúng ta vẫn bỏ qua, cho đến khi sự cố xảy ra?

Quản lý tốt hơn, trừng phạt ít đi

Bảng 1. So sánh giữa sai sót và vi phạm trong công việc hằng ngày trong bối cảnh trang trại chăn nuôi heo.

Sai sót và vi phạm đều phản ánh những điểm cần cải thiện trong hoạt động của trang trại.
Sai sót cho thấy giới hạn tự nhiên của con người, còn vi phạm (khi không xuất phát từ ý đồ cá nhân) lại là dấu hiệu của những quy trình hoặc thói quen làm việc cần được xem xét lại (xem Bảng 1). Cả hai đều là cơ hội để cải thiện khi chúng ta ngừng tìm người để đổ lỗi và bắt đầu thiết kế lại hệ thống làm việc, giúp những người trực tiếp vận hành trang trại được hỗ trợ tốt hơn và làm việc hiệu quả hơn.